Fitness / Franchise

40 Stunden pro Woche zurück im Vertrieb – und eine Zentrale, die nach Zahlen steuert.

Mit dem schnellen Wachstum stieß Close CRM an seine Grenzen, Wissen steckte in Köpfen statt in Prozessen. Heute steuert die fitbox Markengruppe Vertrieb und Marketing für fitbox und FITOMAT in HubSpot – mit automatisierten WhatsApp-Strecken und Echtzeit-Kennzahlen.

40 Std.

pro Woche gespart (4 Vertriebler × 2 Std. täglich)

3 Monate

bis zu den ersten messbaren Ergebnissen

2 Marken

fitbox und FITOMAT in einem System

Ausgangslage

Schnelles Wachstum, aber keine einheitliche Steuerung.

Die Zentrale steuerte Vertrieb und Marketing über Close CRM. Mit dem Wachstum des Franchise-Systems stieß das an seine Grenzen.

Entscheidungen nach Bauchgefühl

Es fehlten verlässliche Kennzahlen, um Vertrieb und Marketing datenbasiert zu steuern.

Wissens-Silos

Prozesse waren nicht dokumentiert. Mit jedem Mitarbeiter, der ging, ging auch Know-how verloren.

Keine einheitliche Prozesslandschaft

Ohne festgehaltene Abläufe ließ sich das Vorgehen kaum auf die einzelnen Studios übertragen.

Das Ziel

Eine zentrale Datenbasis für fitbox und FITOMAT schaffen, die Engpässe sichtbar macht, Abläufe automatisiert und die Grundlage für die weitere Skalierung des Netzwerks legt.

Vorgehen

Erst die Prozesse verstanden, dann das System gebaut – und dabei geblieben.

01
Prozess-Mapping
In Interviews haben wir die bestehenden Abläufe erfasst, visualisiert und gemeinsam hinterfragt.
02
Engpässe vor der Konfiguration
Optimierungsfelder wurden identifiziert, bevor auch nur eine Eigenschaft oder ein Workflow in HubSpot angelegt war.
03
Umsetzung mit Change Management
Die Einführung lief Hand in Hand mit den Teams, damit die neuen Prozesse auch gelebt werden.
04
Laufende Optimierung
Seit über einem Jahr entwickeln wir das System kontinuierlich weiter – für die Zentrale und die angeschlossenen Studios.

Ergebnisse · nach drei Monaten

Was sich verändert hat.

Zeit

40 Stunden pro Woche gewonnen

Automatisierte WhatsApp-Strecken sparen vier Vertriebsmitarbeitern jeweils zwei Stunden pro Tag.

Transparenz

Ein System für beide Marken

Vertriebs- und Marketingaktivitäten von fitbox und FITOMAT laufen in einer zentralen Datenbasis zusammen.

Entscheidungen

Echtzeit-KPIs für die Geschäftsführung

Maßgeschneiderte Dashboards ersetzen Vermutungen durch aktuelle Kennzahlen.

Vertrauen

Wissen bleibt im Unternehmen

Dokumentierte Prozesse machen das Team unabhängig von einzelnen Köpfen und entlasten von Routineaufgaben.

40 Stunden pro Woche zurück im Vertrieb – und eine Zentrale, die nach Zahlen steuert.

Schnelles Wachstum, aber keine einheitliche Steuerung.

Entscheidungen nach Bauchgefühl

Wissens-Silos

Keine einheitliche Prozesslandschaft

Erst die Prozesse verstanden, dann das System gebaut – und dabei geblieben.

Prozess-Mapping

Engpässe vor der Konfiguration

Umsetzung mit Change Management

Laufende Optimierung

Was sich verändert hat.

Zeit

Transparenz

Entscheidungen

Vertrauen

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