Wissens-Silos und fehlende Kennzahlen machten die Steuerung des Franchise-Systems unmöglich. Wir haben durch zentrales Dashboarding und Admin-Support die operative Blindheit beendet und eine verlässliche Basis für die Expansion geschaffen.

Kunde

fitbox Markengruppe

Branche

Fitness / Franchise

HubSpot Hubs

Sales, Marketing, Operations, Service

Kunde

Die Markengruppe ist einer der führenden Franchise-Geber im Fitnessmarkt. Mit fitbox betreibt das Unternehmen ein europaweites Netzwerk für EMS-Training, während FITOMAT als innovative 24/7-Fitnesskette das Portfolio im Bereich automatisierter Studio-Konzepte ergänzt.

Ausgangslage

Vor der Zusammenarbeit steuerte die fitbox-Zentrale ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten über Close CRM. Mit dem schnellen Wachstum des Franchise-Systems stieß das System jedoch an seine Grenzen:

Mangelnde Datentransparenz:
Entscheidungen basierten auf Bauchgefühl statt auf validen Zahlen (keine Data-Driven Decisions).

Wissens-Silos:
Prozesse waren nicht dokumentiert, wodurch wertvolles Know-how mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern verloren ging.

Inkonsistente Strukturen:
Es fehlte eine klare, schriftlich fixierte Prozesslandschaft, was die Skalierung auf die einzelnen Studios erschwerte.

Herausforderung

Das primäre Ziel war es, eine Single Source of Truth zu schaffen. fitbox Markengruppe benötigte eine CRM-Umgebung, sowohl für fitbox wie FITOMAT die nicht nur Daten verwaltet, sondern aktiv Engpässe (Bottlenecks) identifiziert und automatisierte Workflows ermöglicht, um die Basis für eine nachhaltige Skalierung des gesamten Franchise-Netzwerks zu legen.

Lösung

Anstatt lediglich Software zu installieren, wählten wir einen tiefgreifenden Beratungsansatz:

Prozess-Mapping & BPMN: Mittels intensiver Interviews und Research wurde der Status Quo visualisiert und die bestehende Landschaft aktiv gechallenged.

Identifikation von Optimierungsfeldern: Durch die Analyse der Ist-Prozesse wurden Bottlenecks aufgedeckt, noch bevor die erste Eigenschaften und Workflows in HubSpot konfiguriert wurde.
Gezieltes Change Management: Die Implementierung erfolgte Hand in Hand mit den Teams, um die Akzeptanz der neuen Prozesse sicherzustellen.
Kontinuierliche Optimierung: Über einen Zeitraum von bisher 16 Monaten wurde das System stetig an die Anforderungen der Zentrale und der angeschlossenen Studios angepasst.

Ergebnisse

Die Umstellung auf HubSpot und die begleitende Prozessoptimierung lieferten bereits nach drei Monaten signifikante Erfolge:

Massive Zeitersparnis im Vertrieb: Durch die Automatisierung von WhatsApp-Strecken sparen vier Sales-Mitarbeiter jeweils 2 Stunden pro Tag. Das entspricht einer gewonnenen Kapazität von 40 Arbeitsstunden pro Woche.

Data-Driven Leadership: Dank maßgeschneiderter HubSpot-Dashboards trifft die Geschäftsführung Entscheidungen heute auf Basis von Echtzeit-KPIs statt auf Vermutungen.
Entlastung der Belegschaft: Qualitative Verbesserungen zeigen sich in einer spürbaren Entlastung des Vertriebs von administrativen Routineaufgaben.

„BridgeDay hat eine vollständige HubSpot-Implementierung und -Migration erfolgreich umgesetzt und dabei saubere Daten, optimierte Pipelines sowie gut strukturierte Automatisierungen sichergestellt. [...] Ihre Kombination aus technischer Expertise, strategischem Denken und praktischer Umsetzung macht sie zu einem wertvollen Partner für jedes wachstumsorientierte Unternehmen.“

Juan Benavides - International Expansion Leader